Datenschutzerklärung

Stand: April 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

PDM Solutions
E-Mail: support@briefbox.ai

2. Welche Daten wir verarbeiten

BriefBox verarbeitet ausschließlich Daten, die du aktiv eingibst oder die zur Nutzung der App technisch notwendig sind:

  • 📧 E-Mail-Adresse und Passwort (für Registrierung & Login)
  • 📄 Bilder und Text gescannter Dokumente (zur KI-Analyse)
  • 💬 Chat-Nachrichten mit dem KI-Assistenten
  • 📅 Deadlines und Aufgaben die du in der App erfasst
  • ⚙️ App-Einstellungen (lokal gespeichert auf deinem Gerät)

3. Zweck der Datenverarbeitung

Deine Daten werden ausschließlich verwendet um dir die Kernfunktionen von BriefBox bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie bei optionalen Funktionen deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

  • Authentifizierung und sicherer Zugang zu deinem Konto
  • Analyse und Erklärung deiner Briefe durch KI
  • Synchronisierung deiner Dokumente zwischen Geräten
  • Erinnerungen und Push-Benachrichtigungen für Fristen

4. Dienstleister & Drittanbieter

Supabase (supabase.com)

Authentifizierung und Datenbankspeicherung. Serverstandort: EU. Verarbeitung auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln.

OpenAI (openai.com)

KI-gestützte Analyse deiner Briefe. Dokument-Inhalte werden an OpenAI zur Verarbeitung übertragen. OpenAI speichert keine Daten für Trainingszwecke (API-Nutzung). Serverstandort: USA – Übertragung auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln.

5. Speicherdauer

Deine Daten werden gespeichert solange dein Konto aktiv ist. Du kannst dein Konto und alle zugehörigen Daten jederzeit in den App-Einstellungen löschen. Nach der Löschung werden alle Daten innerhalb von 30 Tagen unwiderruflich entfernt.

6. Deine Rechte

Du hast jederzeit folgende Rechte gemäß DSGVO:

  • Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerruf deiner Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Für Anfragen wende dich an: support@briefbox.ai

7. Sicherheit

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS/HTTPS). Passwörter werden ausschließlich als gehashte Werte gespeichert. Dokument-Bilder werden in gesichertem Cloud-Speicher abgelegt und sind ausschließlich für deinen Account zugänglich (Row Level Security).

8. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Die aktuelle Version ist stets unter dieser URL abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir dich per E-Mail.